1.La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) ou Base de Données Unique (BDU) doit être régulièrement mise à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail (article R.2323-1-6 alinéa 2 du code du travail).

Vous allez vous dire que voilà une bien curieuse façon de légiférer, puisque cela vous renvoie à d'autres périodes de mise à jour, que vous ne connaissez pas forcément par coeur. Et ce n'est guère pratique! Car il s'agit d'une référence aux périodicités prévues pour les informations récurrentes transmises aux représentants du personnel. Qu'en est-il pour les autres informations impactant les orientations stratégiques de l'entreprise ? Devez-vous actualiser la BDU dès lors qu'un évènement ou une décision est de nature à exercer une influence sur la stratégie ou les prévisions ?

A ces questions, la réponse n'est guère claire, mais sans doute parce que le législateur ne sait pas exactement lui-même ce qu'il voudrait imposer. Et il va laisser la pratique - les "bonnes pratiques" comme on dit aujourd'hui avec un pluriel censé faire chic - se mettre en place. Naturellement, vous aurez compris qu'à l'instar des autres modalités d'utilisation de la BDU, il vaut bien mieux négocier les modalités d'actualisation de la base de données que choisir unilatéralement comment faire et risquer de ce fait une confrontation avec vos IRP. Vous pouvez par exemple vous mettre autour d'une table de négociation pour :
 

• définir la fréquence d'actualisation (annuelle, semestrielle, trimestrielle)
   
• limiter le retard acceptable entre la date à laquelle une donnée devient disponible et celle de son enregistrement dans la BDU (une donnée connue le 1er mars peut-elle n'être enregistrée dans la BDU que le 1er octobre suivant ou est-ce trop tard ?)
   
• encadrer la modalité de modification (si l'information ne concernant ni la marche générale de l'entreprise ni des sujets prescrits par la loi, paraît néanmoins intéressante, qui décide de son inclusion dans la BDU ?)
   

2. Vous devez informer vos représentants du personnel de l'actualisation de la base de données (article R.2323-1-7 du code du travail).

Bien que la détermination des modalités d'actualisation relève de la compétence de l'employeur, nous vous recommandons également au préalable de négocier ces modalités.

3. Quid en cas d'erreur et de retrait d'une information ?

En cas d'erreur ou de nécessité de retirer une information de la BDU, vous devez avertir vos représentants du personnel de la même manière, par parallélisme des formes, que vous les avertissez de l'ajout d'une information. Mais sur le principe, vous êtes en délit d'entrave dans le cas où vous constatez une information erronée. (Voir Episode 14). Car ce délit est l'un des rares délits qui ne nécessite aucune intention pour être commis.

Sur ce sujet, donc peut-être vaut-il mieux faire "évoluer" l'information qu'avouer l'erreur. Faute avouée risquerait - dans le cas contraire - de n'être pas à moitié pardonnée …

Si vous voulez suivre les futurs épisodes de cette saga, suivez SEA Avocats sur Twitter @sea_avocats ou notre compte Linkedin. Chaque vendredi quelques lignes sur le sujet du jour vous aideront à décrypter vos obligations sur la BDU. Le 16 juin 2014, vous en saurez assez pour préparer votre BDU et la déployer à bonne date, dans votre entreprise.