8. Quelles formalités préalables pour la BDU ?

Publié le : 29/04/2014 29 avril avr. 2014
Votre entreprise est tenue de mettre en place une Base de Données Economiques et Sociales (BDES) ou Base de Données Unique (BDU) (Episode 2).
Dès lors, voici les formalités préalables à la mise en œuvre de cette base de données :

I - Déterminer l'état d'esprit dans lequel la BDU est abordée (Episode 6)

Selon le contexte, la mise en œuvre de la BDU peut s'avérer être un outil ou une contrainte et, de ce fait, induire une procédure de mise en place différente. Les circonstances de nature à complexifier la mise en œuvre de la BDU sont notamment les suivantes :
  • Exercice d'une activité "sensible" ou "protégée" (ex: finance, énergie, défense)
     
  • Marché fortement concurrentiel
     
  • Appartenance à un groupe (Episode 3), avec - le cas échéant - une société mère localisée :
    • hors de France,
    • en France mais non assujettie à la mise en place d'une BDU (Episode 2)
       
  • Entreprise à établissements distincts (Episode 4)
     
  • Appartenance à une Unité Economique et Sociale (UES) (Episode 5)
     
  • Climat social tendu (relations difficiles avec les institutions représentatives du personnels, réorganisation importantes dans les dernières années, etc.)
     
  •  Projet de réorganisation à court ou moyen terme


II - Organiser une formation des représentants du personnel sur la BDU

Cette formalité est, à notre sens, de nature à favoriser une négociation loyale et de bonne foi (formalité suivante).

III - Initier une négociation :
  • avec les délégués syndicaux, sur (i) le contenu et (ii) les modalités de mises en œuvre de la BDU (Episode 7),
     
  • ou, à tout le moins, avec le CE sur les modalités de financement de l'expertise sur les orientations stratégiques de l'entreprise (Episode 7).

La négociation sur le contenu et les modalités de mises en œuvre de la BDU semble relever de la compétence des délégués syndicaux. L'article L. 2323-7-2 alinéa 5 du code du travail prévoit en effet que "le contenu de ces informations [...] peut être enrichi par un accord de branche ou d'entreprise ou, le cas échéant, un accord de groupe, en fonction de l'organisation et du domaine d'activité de l'entreprise." Cependant, en l'absence de tels délégués, la négociation d'un accord atypique avec le comité d'entreprise ne nous paraît pas exclue.
En tout état de cause, une négociation sur le contenu et les modalités de mise en œuvre de la BDU présente les avantages suivants :
  • en cas d'accord :
     
    • limiter les risques de contentieux ultérieurs susceptibles d'intervenir en raison du caractère lacunaire des dispositions légales et règlementaires en vigueur, notamment en compensant les silences des textes sur les points suivants:
       
      • niveau de mise en œuvre de la BDU (Episodes 3, 4, 5 ),
         
      • segmentation de l'information selon les prérogatives des représentants du personnel,
         
      • modalités d'accès à la base BDU ;
         
    • intégrer une clause d'évaluation/révision afin de permettre à la BDU d'évoluer et de s'améliorer au vu de l'expérience acquise.

Il est en effet permis de convenir d'une BDU minimale devant être enrichie par la suite. C'est en effet ce que laisse supposer la circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014 aux termes de laquelle "les modalités de constitution de la base de données pourront [...] évoluer progressivement au fur et à mesure de l'approfondissement des réflexions autour de cet outil au sein des entreprises".
 
  • en l'absence d'accord, établir la bonne foi de l'employeur et caractériser les points de risques éventuels au vu des points de désaccord survenus et non résolus

Telle est d'ailleurs la position de l'Administration. En effet, la circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014 prévoit que :
" [...] il est recommandé que la mise en place de la base, ses finalités, ses modalités d'accès, de consultation et d'utilisation fasse l'objet d'une négociation dans l'entreprise et/ou, le cas échéant, au niveau du groupe. A minima, un dialogue sur ces thèmes parait indispensable pour établir un climat de confiance."

Ce conseil est indiqué à trois reprises dans ladite circulaire.
"[...] il est conseillé aux employeurs de construire la base de données en lien étroit avec les IRP et les organisations syndicales représentatives de leurs entreprises. La négociation d'un accord sur ce thème pourrait être opportune."

Enfin, si la BDU est perçue comme un outil visant à faciliter l'adhésion des salariés aux orientations stratégiques de l'entreprise, vous pouvez également réfléchir à initier une négociation avec les délégués syndicaux représentatifs au niveau du groupe en vue de la conclusion d'un accord de groupe prévoyant la constitution d'une base de données au niveau du groupe (Episode 7)

IV- avant la conclusion d'un accord sur la mise en œuvre et/ou le contenu de la BDU ou la mise en œuvre unilatérale de la BDU, consulter le comité d'entreprise et, le cas échéant, les comités d'établissement.

Si vous voulez suivre les futurs épisodes de cette saga, suivez SEA Avocats sur Twitter @sea_avocats ou notre compte Linkedin. Chaque vendredi quelques lignes sur le sujet du jour vous aideront à décrypter vos obligations sur la BDU. Le 16 mai 2014, vous en saurez assez pour préparer votre BDU et la déployer à bonne date, dans votre entreprise.

 

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